"Ustawienia dokumentów" to miejsce, w którym można zarządzać i konfigurować różne szablony dokumentów.
Szablony dokumentów
Tutaj znajduje się przegląd szablonów. Aby dodać nowy szablon, kliknij "Nowy szablon dokumentu".
Tytuł - tytuł szablonu na platformie
Tytuł pliku - tytuł pliku. Możesz po prostu wprowadzić ogólną nazwę pliku lub użyć zmiennych dynamicznych, aby automatycznie nazwać każdy plik utworzony dla określonej umowy. Po kliknięciu na "File title variables" otworzy się klucz do różnych zmiennych dynamicznych, których można użyć w tytule szablonu. Wystarczy użyć kodu z klucza, aby utworzyć tytuł pliku (patrz rysunek poniżej).
Type (Typ) - wybierz z rozwijanego menu typ szablonu dokumentu, który chcesz utworzyć.
Język - wszystkie zmienne zawartości (więcej informacji o nich poniżej) dodane do szablonu wyświetlają wartości w wybranym języku. Jeśli dla szablonu nie określono języka, zmienne zawartości używają języka profilu użytkownika.
Treść - tutaj należy dodać treść szablonu. Możesz skopiować i wkleić wcześniej używany szablon dla tworzonego dokumentu.
Jeśli chcesz utworzyć szablon dokumentu w języku, który obecnie nie jest obsługiwany przez platformę, nadal możesz to zrobić. Wystarczy dodać tekst szablonu w polu treści, a wszystkie zmienne treści będą nadal działać (nazwy, daty, sumy itp.). Tylko tytuły tabel (np. tabela inwentaryzacji jednostek, tabela liczników i odczytów liczników itp.) nie zostaną przetłumaczone na nieobsługiwany język.
Wartości zmienne
Jest to lista zmiennych treści, które można przeciągnąć i upuścić w polu treści, aby wypełnić tekst szablonu. Znajdziesz tu zmienne takie jak data, imię i nazwisko właściciela, imię i nazwisko najemcy itp. Wszystkie te zmienne zostaną automatycznie wypełnione podczas późniejszego tworzenia dokumentów dla określonych najemców.
Możesz wyświetlić podgląd utworzonego szablonu, klikając "Podgląd" w prawym górnym rogu strony. Pomoże ci to sprawdzić, czy masz zawartość dla każdej zmiennej, której użyłeś i upewnić się, że szablon wygląda tak, jak zamierzałeś. Po zakończeniu zapisz go.
Jak korzystać z zapisanych szablonów
Po zapisaniu szablonu możesz zacząć dodawać go do umów. W tym celu przejdź do "Umowy" - "Umowy najmu", znajdź umowę, do której chcesz dodać dokument i kliknij ją. Teraz możesz zobaczyć przycisk "Utwórz dokument" w górnej części strony, kliknij go, aby otworzyć stronę tworzenia umowy. Znajdź szablon, którego chcesz użyć w sekcji "Szablon dokumentu". Pole treści zostanie wypełnione na podstawie szablonu. Możesz utworzyć dokument w formacie Word lub PDF. Możesz również wysłać go bezpośrednio do najemcy z platformy i podpisać utworzony dokument.
Ustawienia dokumentu
Tutaj możesz wypełnić wszystkie informacje związane z wynajmującym i przedstawicielem wynajmującego, jeśli ma to zastosowanie. Informacje z tego miejsca będą używane jako zmienne treści podczas tworzenia dokumentów.
