Aby dodać nową umowę do swojego konta, kliknij przycisk "Nowa umowa najmu". Spowoduje to otwarcie strony "Dodaj umowę najmu". Aby kontynuować, wypełnij przynajmniej obowiązkowe pola oznaczone gwiazdką, ale im więcej informacji dodasz, tym lepiej. Po zakończeniu kliknij "Zapisz jako wersję roboczą" lub "Zapisz i potwierdź".

Poniżej znajduje się opis każdego pola

Informacje o umowie najmu

Po wypełnieniu wymaganych pól można dodać jednostkę najmu do umowy, klikając niebieski przycisk "Dodaj obiekt najmu". Po kliknięciu przycisku otworzy się kolejna sekcja.
W tym miejscu należy wypełnić pola dotyczące jednostek/obiektów najmu, które mają zostać dodane do umowy. Możesz dodać dowolną liczbę jednostek/obiektów najmu, klikając przycisk "Dodaj obiekt najmu" u dołu sekcji. Czynsz za obiekty może być pełną kwotą miesięczną lub kwotą za metr kwadratowy (można to wskazać w sekcji "Jednostka ceny").

Jednostki/obiekty najmu dodane do jednej umowy nie muszą mieć tych samych dat rozpoczęcia/zakończenia umowy ani dat wprowadzenia/wyprowadzenia.

Informacje o umowie najmu

Numer umowy - numer umowy jest automatycznie wypełniany na podstawie informacji wprowadzonych w "Ustawieniach umowy". Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, możesz dodać numer ręcznie, ale dla spójności i celów księgowych lepiej jest mieć system od samego początku.

Najemca - wybierz istniejącego najemcę z menu rozwijanego lub dodaj nowego najemcę (otworzy się ekran "Informacje o najemcy").

Współnajemcy - wybierz istniejącego najemcę z menu rozwijanego lub dodaj nowego najemcę (otworzy się ekran "Informacje o najemcy").

Typ umowy - wybierz z menu rozwijanego odpowiedni typ umowy dla umowy, ten typ nie będzie miał wpływu na umowę, jest to tylko pole informacyjne.

Numer referencyjny - numer referencyjny jest tworzony automatycznie przez system. Jeśli najemca umieści numer referencyjny na swojej płatności, Bidrento może dopasować przychodzące płatności do faktur i automatycznie oznaczyć je jako "zapłacone". Bidrento może śledzić otrzymane płatności za wystawione faktury, jeśli aktywowano komunikację z bankiem w sekcji "Połączone usługi" (link).

Obiekt wynajmu - wybierz z rozwijanego menu jednostkę, którą chcesz wynająć.

Data rozpoczęcia umowy - wprowadź datę rozpoczęcia umowy.

Data zakończenia umowy - wprowadź datę zakończenia umowy. 

Mieszkańcy - wprowadź liczbę mieszkańców mieszkających w jednostce, jeśli ma to zastosowanie, odgrywa to rolę w alokacji kosztów.

Data wyprowadzki - wybierz datę, kiedy najemca może się wyprowadzić, nie musi być taka sama jak data zakończenia umowy.

Czas wyprowadzki - wybierz godzinę, o której najemca może się wyprowadzić.

Data wprowadzenia - wybierz datę, do której najemca może się wprowadzić, nie musi być taka sama jak data zakończenia umowy.

Godzina wprowadzenia - wybierz godzinę, o której najemca może się wprowadzić.

Kwota czynszu (€) - wprowadź kwotę czynszu

Depozyt zabezpieczający - wprowadź kwotę depozytu zabezpieczającego

Zawiera podatek VAT - zaznacz pole, jeśli kwoty czynszu i kaucji zawierają podatek VAT

Zawiera media - zaznacz pole, jeśli czynsz zawiera media. Ważne! Należy pamiętać, że jeśli korzystasz z naszej funkcji alokacji kosztów i zaznaczysz to pole, wówczas ta umowa będzie uczestniczyć w alokacji kosztów, ale żadne faktury nie będą obliczane/generowane z tego tytułu. 

Generuj fakturę za media, gdy zawiera media - zaznacz to pole, jeśli masz częściowo stałe opłaty za media, na przykład wszystko oprócz wody i energii elektrycznej jest stałe, te dwa są oparte na zużyciu. Zaznaczenie tego pola pozwala jednostce nadal uczestniczyć w alokacji kosztów i utworzyć fakturę.     

Kwota płatności za media - to pole pojawia się tylko po zaznaczeniu pola "Zawiera media". Ważne! Należy pamiętać, że to pole ma charakter wyłącznie informacyjny i nie zostanie dodane do kwoty czynszu. Jeśli chcesz uwzględnić media w kwocie czynszu, musisz wpisać kwotę obejmującą media i czynsz w polu "Kwota czynszu".  

Wynajem częściowy (m2) - umożliwia ustawienie powierzchni najmu innej niż powierzchnia jednostki, na przykład jeśli jednostka jest wynajmowana częściowo. Domyślnie opcja jest wyłączona, jeśli przełącznik jest włączony, pojawia się pole "Powierzchnia najmu". W takim przypadku wartość powierzchni najmu zostanie wykorzystana do obliczenia opłaty za wynajem oraz alokacji kosztów. Należy pamiętać, że ta opcja ma zastosowanie tylko do umów wieloprzedmiotowych. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz włączyć tę funkcję.

Waluta - jeśli w ustawieniach ogólnych ustawiłeś kilka walut, możesz tutaj wybrać, której chcesz używać. Jeśli masz tylko jedną walutę, pole zostanie automatycznie wypełnione. 

Okres obowiązywania ceny - wybierz okres, przez który obowiązuje kwota czynszu (miesiąc, tydzień, dzień).

Płatność za dzień - jest obliczana automatycznie na podstawie wprowadzonej wcześniej kwoty czynszu.

Płatność za tydzień - jest obliczana automatycznie na podstawie wprowadzonej wcześniej kwoty czynszu.

Informacje o fakturze

Data faktury - wybierz datę w miesiącu, w którym chcesz wysyłać faktury.

Data płatności - wybierz datę w miesiącu, w którym chcesz otrzymywać płatności za wynajem, tj. termin płatności faktury.

Włącz opcję "Data płatności w następnym miesiącu", jeśli wybrana data płatności przypada na następny miesiąc od daty faktury (np. data faktury to 25 marca, a data płatności to 5 kwietnia).

Reguła okresu fakturowania - określa, za który miesiąc ma zostać wystawiona faktura. Domyślnie ustawiona jest opcja "Bieżący miesiąc". Regułę można dostosować indywidualnie dla każdej umowy lub ustawić w ustawieniach umowy dla wszystkich umów.

Nadawca faktury - pole jest wstępnie wypełnione, jeśli wypełniłeś "Ustawienia dokumentu", jeśli nie, możesz dodać informacje.

Domyślna stawka VAT - wybierz odpowiednią stawkę z menu rozwijanego, stawka będzie powiązana z usługą i określa stawkę podatku VAT. 

Stopa procentowa (%) - jeśli dotyczy, ustaw stopę procentową za dzień używaną w umowach, stopę procentową można dostosować dla każdej umowy w odpowiednim widoku edycji umowy.

Częstotliwość wystawiania faktur - wybierz z menu rozwijanego, czy chcesz wystawiać faktury najemcom co miesiąc czy co tydzień. Wybierając wystawianie faktur co miesiąc - w dniu rozpoczęcia okresu wynajmu każdego miesiąca tworzona jest pojedyncza faktura za cały miesiąc (dni rozpoczęcia i zakończenia okresu wynajmu są definiowane w ustawieniach). Wybierając opcję tygodniową, pierwszego dnia każdego miesiąca tworzone są faktury za pełne tygodnie rozpoczynające się w danym miesiącu, a wszystkie utworzone faktury są wysyłane do najemców w dniu wystawienia faktury. 

Data rozpoczęcia okresu wynajmu - data w miesiącu, w którym chcesz rozpocząć okres wynajmu. Wprowadzenie daty automatycznie oblicza datę końcową (1 miesiąc).

Data zakończenia okresu wynajmu - data w miesiącu, w którym chcesz zakończyć okres wynajmu. Data jest obliczana automatycznie na podstawie daty rozpoczęcia okresu wynajmu.

Domyślny opis - opis wiersza wynajmu, jest to pole tekstowe, ale można je również kliknąć, aby wyświetlić kilka sugestii.

Nie naliczaj odsetek od faktur - zaznacz to pole, jeśli pobierasz odsetki od zaległości, ale chcesz wykluczyć tę umowę. 

Generuj fakturę automatycznie - gdy to pole jest zaznaczone, faktury są generowane automatycznie przez Bidrento pierwszego dnia miesiąca, można je zobaczyć w zakładce "Niewysłane faktury" ("Faktury" - "Faktury sprzedaży" - "Niewysłane faktury").

Wyślij fakturę automatycznie - gdy to pole jest zaznaczone, wszystkie utworzone i niewysłane faktury zostaną automatycznie wysłane przez system w ustawionym wcześniej dniu fakturowania.

Stała opłata za usługę
Jeśli masz stałą opłatę dla najemców (np. opłatę za konserwację), którą chcesz dołączyć do umowy, możesz dodać ją tutaj. Informacje dodane w tym miejscu mogą być również wykorzystane jako zmienna treści podczas tworzenia dokumentu umowy. 

Dodatkowe wiersze faktury
Oprócz wiersza czynszu można dodawać dodatkowe wiersze do faktur sprzedaży. Wiersz może być tymczasowy lub stały. Aby wiersz był tymczasowy, należy wprowadzić jego datę końcową. 

Przedpłata za media
Do faktur sprzedaży można dodawać przedpłaty za media o stałej cenie. Te przedpłaty będą dodawane do każdej faktury za wynajem dla najemcy.
Istnieje również możliwość wygenerowania raportu wydatków najemcy dla tych przedpłat, gdy jesteś w widoku ogólnym umowy, wybierz "Więcej", a następnie kliknij przycisk "Raport wydatków najemcy". Takie raporty są szeroko stosowane na przykład w regionie DACH: Nebenkosten.
Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj. 

Dodatkowe informacje
Jeśli istnieją dodatkowe informacje, które chcesz dodać do umowy, wypełnij odpowiednie pola.