Aby dodać nowy zestaw alokacji kosztów mediów dla budynku, kliknij "Faktury" - "Wydatki" - "Reguły kosztów" - "Nowa reguła kosztów" i wybierz z portfolio budynek, do którego chcesz je dodać.

Następnie należy zdefiniować typy kosztów tego budynku. Typem kosztu może być na przykład energia elektryczna, która jest obliczana i dzielona na podstawie rzeczywistego zużycia (odczyty liczników) w jednej jednostce. Typem kosztu może być również ogólny koszt utrzymania budynku. W takim przypadku można podzielić dodane faktury zakupu między jednostki proporcjonalnie w zależności od całkowitej powierzchni jednostki.

Aby dodać nowy typ kosztu, kliknij przycisk "Dodaj typ kosztu" i wypełnij formularz.

Nowy rodzaj kosztu 

Nazwa - nazwa typu kosztu (energia elektryczna, woda, wspólna energia elektryczna itp.).

Podstawa kalkulacji - wybierz zasadę, na podstawie której dzielone są koszty

Powierzchnia m2 - wielkość jednostki

Jednostki - liczba wszystkich jednostek w budynku, w tym mieszkań, miejsc parkingowych, magazynów itp. W sekcji "Informacje o jednostkach" (poniżej) można kontrolować, które jednostki są uwzględniane w obliczeniach. 

Zużycie - zużycie w oparciu o dodane odczyty liczników

Mieszkańcy - liczba mieszkańców mieszkających w każdej jednostce.  Liczbę mieszkańców można dodać w sekcji "Umowa najmu".

Typ kosztu górnego - służy do obliczania kosztów wspólnych w obszarach wspólnych w budynku, kosztów, które są podzielone między jednostki (np. wspólna energia elektryczna używana w przestrzeniach wspólnych, takich jak korytarz, magazyn itp. budynku). Górny typ kosztu to główny koszt, od którego należy odjąć inne koszty. 

Na przykład, otrzymujesz fakturę za energię elektryczną dla swojego budynku, na której widnieje kwota za zużycie energii elektrycznej w całym budynku. Teraz każde mieszkanie ma licznik w swoim budynku, który mierzy zużycie w mieszkaniu (więcej informacji na temat liczników tutaj). Aby uzyskać wspólną energię elektryczną, należy odjąć od niej energię elektryczną faktycznie zużytą przez najemców w oparciu o ich zużycie, a to, co pozostało, to wspólna energia elektryczna. Oznacza to, że należy najpierw skonfigurować typ kosztu dla kosztu wspólnego (np. Wspólna energia elektryczna), zapisać go, a następnie dodać kolejny typ kosztu, który użyje poprzedniego typu kosztu jako górnego typu kosztu, tak aby niższy typ kosztu mógł zostać odjęty od górnego typu kosztu. 

W przeglądzie "Reguła kosztów" można zobaczyć, że typy kosztów odjęte od górnego typu kosztów są z nim połączone jako niższe typy kosztów. Szczegółowa procedura została wyjaśniona w poniższym artykule.

 Jednostka - jednostka kosztu, która będzie wyświetlana na utworzonym rachunku za media dla odpowiedniego wiersza faktury kosztowej.

Artykuł zakupu - artykuł odpowiedniej faktury zakupu, artykuł będzie powiązany z zakupem i definiuje stawkę podatku.

Artykuł sprzedaży - artykuł użyty na rachunku za media dla odpowiedniego wiersza faktury kosztowej

Typ podziału kosztów - jeśli jako podstawę obliczeń wybrano "Zużycie", istnieje możliwość użycia zużycia każdej jednostki dla kwoty, która zostanie podzielona, lub kwoty z odpowiedniej faktury zakupu powiązanej z typem kosztu.

Typ ceny - podczas podziału kosztów można podzielić kwotę przy użyciu stałej ceny jednostkowej lub użyć ceny z odpowiedniej faktury zakupu. Jeśli zdecydujesz się użyć stałej ceny jednostkowej, musisz wprowadzić cenę jednostkową w polu "Cena z VAT".

Koszty nie są przypisywane do następujących jednostek: miejsce parkingowe, pomieszczenie magazynowe i ogólne zastosowanie. Jeśli budynek ma kilka różnych typów jednostek i jeden z typów wymienionych powyżej jest uwzględniony, system pominie tę jednostkę. 

Liczniki

Jeśli jako podstawę obliczeń wybrano "Zużycie", w tym miejscu należy wybrać typ(y) licznika(ów) używany(e) dla typu kosztu, np. Liczniki muszą być skonfigurowane w odpowiedniej jednostce. Należy również pamiętać, że aby uzyskać prawidłowe odczyty liczników, należy wprowadzić początkowy odczyt licznika.

Informacje o obiekcie

Włącz opcję "Account unit participation", jeśli chcesz wykluczyć niektóre jednostki w budynku z typu kosztu.

Dezaktywacja i usuwanie istniejących typów kosztów

Możesz usunąć dowolny typ kosztu, który nie jest powiązany z fakturami zakupu. Aby usunąć typ kosztu, wystarczy kliknąć przycisk "Akcje" w jego wierszu i wybrać "Usuń", potwierdzić i gotowe.

Jeśli typ kosztu jest powiązany z fakturą zakupu, nie można go usunąć, można go jedynie dezaktywować. Aby dezaktywować typ kosztu, wystarczy kliknąć przycisk "Działania" w jego wierszu i wybrać opcję "Dezaktywuj". Spowoduje to zmianę statusu z "Aktywny" na "Nieaktywny" i przeniesienie na dół listy. 

Praca z kosztami wyższego i niższego typu

1. Utwórz górny typ kosztu (np. Wspólna energia elektryczna), wybierz podstawy obliczeń i wybierz typ ceny jako podzieloną cenę faktury zakupu (z podatkiem VAT)
2. Utwórz niższy typ kosztu, wybierz podstawę kalkulacji i w Górnym typie kosztu wybierz ten utworzony w kroku 1. Jako typ ceny wybierz Górny typ ceny; typ podziału kosztów: według zużycia jednostkowego.
   Oznacza to, że system otrzyma rachunek na określoną kwotę i najpierw obliczy (na podstawie zużycia) koszty dla każdej wynajmowanej jednostki, a następnie podzieli różnicę na podstawie obliczeń górnego typu kosztu.
   Uwaga: Odczyty liczników powinny zostać dodane do systemu.
3. Przejdź do Wydatki -> Dodaj nowy wydatek i wybierz "Alokacja kosztów". Wprowadź niezbędne informacje, określ ilość zużytych kWh (w przypadku energii elektrycznej) oraz cenę/sumę rachunku.
4. Przejdź do zakładki Zasady kosztów i przypisz koszty. Zobaczysz kolumny - górny typ kosztu i dolny typ kosztu. System wyświetli obliczenia w oparciu o typ podziału wprowadzony w regule. Teraz możesz swobodnie tworzyć faktury.