Pärast hoone kulueeskirjade malli loomist saate alustada kulude jaotamisega, valides Kulujaotuste nimekiri sektsiooni ja klõpsates 'Uus kulujaotus' nupul. Avanenud vaates saate valida soovitud hoone ja perioodi, mille eest kulusid jagada soovite. Salvestamisel suunatakse Teid soovitud perioodi kululiikide vaatesse, kus saate soovi korral kululiike ka muuta.
Nüüd kui olete soovitud perioodile kulujaotuse loonud, saate alustada ostuarvete sisestamisega.
Uue kulu lisamiseks liikuge ‘Arved’ - ‘Kulud’ ja vajutage ‘Uus kulu’. See avab teile kulu sisestamise lehe, millel peate tegema valiku, kas soovite sisestada omaniku, edasikantavat kulu või kulujaotust. Kulujaotuse tegemiseks valige "Kulujaotus". Täitke ära soovitud väljad ja salvestage ostuarve.
Peale salvestamist ilmub sisestatud ostuarve "Kulud" vaatesse ja on allokeerimata staatusega.
Kui olete juba eelnevatel kuudel ostuarveid süsteemi lisanud ja ostuarvetega seotud teenusepakkujad on samad, siis ei ole Teil tarvis iga ostuarvet uuesti käsitsi lisada.
Töö lihtsustamiseks looge uue perioodi kulujaotus ära nagu juhendi alguses kirjas, seejärel avage ostuarvete vaade ja vajutage soovitud ostuarve action nupul (kolm punktitest) ning valige duplikeeri. Avanenud vaates saate ära muuta arvega seotud andmed, nagu kuupäevad, summad jms, kuid õige kulureegel on juba õige kulurea külge ühendatud.
Kulu allokeerimiseks minge "Kulujaotuste nimekiri" vaatesse ja avage kulujaotuse periood, millele ostuarveid sisestasite.
Selles vaates saate kontrollida ja soovi korral lisada veel kulutüüpe antud perioodi kulujaotusesse. Kui kõik sobib, saate kulud jaotada, vajutades nupul "Jaota kulud".
Peale kulude jaotamist saate need üle kontrollida ja valmisolekul ka kinnitada.
Selleks vajutage paremal üleval asuval nupul "Veel" ja valige "Genereeri kulujaotuse raport".
Peale kinnitamist suunatakse saate kommunaalteenuste kulud lisada üürilepingu arvele, ühendades need või väljastades kommunaalteenuste arve eraldi müügiarvena. Kui soovite arve ühendada üürilepingu arvega, pidage meeles, et peate olema eelnevalt loonud üüriarved, kuid neid ei ole veel välja saatnud, sest ainult siis saab neid ühendada veel.
Pange tähele, et enne arvete genereerimist saate määrata kommunaalteenuste arvete jaoks arve kuupäeva, sisestamise kuupäeva ja maksetähtaja. Kui jätate väljad tühjaks, siis arve kuupäev ja sisestamise kuupäev on praegune kuupäev ning maksetähtaeg on 10 päeva praegusest kuupäevast.
Kommunaalteenuste arved genereeritakse iga üksuse aktiivsete rendilepingute alusel. Kui mõni rendileping kehtib vähem kui kuu, arvutab süsteem õige osakaalu, võttes arvesse päevade arvu, mil leping kehtis.
NB! Kui teil on tarbimispõhiseid kulusid jaotada, siis pidage meeles, et peate olema sisestanud arvesti andmed väljastamaks esimese arve või viimase näidu kui väljastate arve, et kulud arvutataks õigesti.
Kui te pole seda teinud, ilmub pärast kas 'Ühenda üüriarvetega' või 'Loo arved' klõpsamist hoiatusaken, kus saate sisestada eelmise ja viimase näidu, näitamaks millistelt mõõturitelt andmed puuduvad. See on selleks, et tagada jaotuse õigsus.
Lisaks kui soovite, saate üürnikele saadetavaid kommunaalarveid võimalikult täpse tulemuse saamiseks genereerida ka selliselt, et hinna täpsus on 4 kohta peale koma (vaikimisi on selleks väärtuseks 3 kohta peale koma).
Soovitud funktsiooni saate aktiveerida Arvete seaded all.
Küll aga tuleks eelnevalt veenduda, et kui saadate arveid mõnda raamatupidamise programmi, kas programm on võimeline sellises formaadis arveid vastu võtma.
